ブライエッジ

人事組織コンサルティング・ヘッドハンティングのブライエッジ株式会社

ブライエッジ株式会社のブログです!

会社ブログを社員みんなで回すのに、RAND関数とINDEX関数を活用してみた

こんにちは!ブライエッジの裏方・木下です。

ブライエッジで自社ブログをはじめて約半月が経ちました。
実はブログの言い出しっぺは私だったりします。
そろそろ裏話を公開してもいいころかなと思ったので、ブログにしてみました。(いや、早い?)

 
今回始めるにあたって、代表とこんなやり取りが。

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↑(左)代表の諸田 (右)木下

 

諸田:最近、Facebookページを更新してくれたよね?
木下:あっそうなんです、少しずつ広報活動をしていこうかと。
諸田:なんかさー、Facebookページって古いよね。
木下:・・・確かに最近はあんまり企業さんやってないですよね。。
諸田:最近みんなどの会社もブログなんだよね!
木下:(・・・文量が多いと、投稿大変なんですよ・・・)
諸田:はてなブログなら無料でしょ、こっちやったらどう??
木下:わ、わかりました。

 

実際、私が最近の企業さんはみな広報のために自社ブログを書いていることを実感しておらず。
でも調べてみたらいろんな企業がやってるということが分かり、納得。
ブライエッジでもブログを作ってみることにしました!
無料ですしね。

 

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↑まずは写真を入れて。無料版なのでカスタマイズはまだまだです。


Facebookページの更新だけなら、私だけでと思っていましたが、
ブログとなると、自分だけが回すなんて大変です。

そこで、

社員全員(今19人)が1記事かけば、少なくとも19記事が集まる
=1か月約20営業日なので1か月間毎日掲載できる!

という発想で、社員みんなで書くことにしました。笑

 

その時に、言い出しっぺとしていろいろと手配したので、そちらをまとめてみました。


1.スケジュール管理

多くのメンバーを巻き込むにあたり、自分が何日に投稿するのか、といったスケジュールを作らないと、人は動きません。
こんな感じで作りました。

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↑最終形態。書く内容はこちらで勝手に決めちゃいました。


この過程で発生した、悩ましいことその①

ブログを書く順番

社員A:えー俺が1番かよーなんでそんな順番にしたんだよー

みたいな声が出ることは想定済み。
年功序列は怖いし、若い順にするのもかわいそうなので、
エクセルを使って、勝手にランダムに並べ替える、みたいな関数がないか調べました。
(要は、私に対しての文句が出ないやり方を模索しました笑)

関数に困ったらまずググる

 

・・・ググった結果、


=INDEX(K3:K20,RANDBETWEEN(1,19))

    ↑社員一覧の範囲     ↑社員数(19人)

 

という関数があったのですが、

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被りが発生。つまりは、短期間で2回書くことになる人が。。

これは金子さんと齊藤さんがかわいそう。

なので、19日間で19人が1回ずつ、となるように、被ることなく抽出する方法を編み出しました。

 

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(a)まずはスケジュール表の枠を作る。空いたところに社員の一覧も。

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(b)社員一覧とは別に、社員数と同じセル数分、下記の関数を入れる列を作成。

=rand()
※「乱数を発生させます」という意味の関数。

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*なぜ0以下の数字なの?という疑問も浮かびますが、

いったんは意味のない数字ですので、気にせずこのままにします。

 


(c)社員の名前を入れたい列に、下記の関数を入れる。

=INDEX($K$3:$K$20,RANK(M3,$M$3:$M$20))

    ↑社員一覧の範囲    ↑乱数の1つ目 ↑乱数の範囲

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※後半の「=RANK(指定セル,乱数の範囲)」 は、

この範囲の中で”指定セル”の数字は何番目の大きさなのか、を表します。

(ランキングのRANK)


それをINDEX関数で選択することは、
社員一覧のなかで、”乱数の範囲でのとある順位”と、同じ順番にあるセルの内容を選択する
という意味の関数。

写真の例ですと、RANK関数で指定された「M3」は、乱数一覧の中では「●番目」に大きい数字なので、
社員一覧の●番目にある社員名を選択する、ということになります。

あとは、社員一覧(K3:K20)と、乱数一覧(M3:M20)を絶対参照として、
社員名をランダムに入れたい列に関数をコピペ。


※今回の場合は土日は対象外のため、土日の欄に関数入れず、
RANK関数で指定するセルが、L3~L20を上から順番に指定するようにします。

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⇒これで、スケジュール表に、ランダムに社員名が反映されました!
しかも被りなし!

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最後に、スプレッドシートあるあるで、

更新するたびにRAND関数が更新される

=乱数が変わる

=社員名も都度変わってしまうので、

ランダムに並べられた社員名を「値貼り」することで、固定化しました。
*もしくは、乱数の列(RAND関数)を値貼りし固定化することでも、抽出するINDEX関数が動かなくなります。

※「値貼り」・・・”形式を選択して貼り付け”⇒”値のみ貼り付け”を選ぶこと。
Googleスプレッドシートでしたら、

コピー(Ctrl+C)⇒ペースト(Ctrl+Shift+V) で値貼り完了!


これなら、

社員A:えー俺が1番かよーなんでそんな順番にしたんだよー
木下:関数でランダムに並べたものなので、私が決めた順番ではありません。(きっぱり)

なんてやり取りができ、文句を言わせないスケジュールが完成。ひと安心です。

 


2.ブログの機能・使い方

ブライエッジでは、はてなブログを使うことにしたのですが、
初めて使う人のためにも、マニュアルを作成しました。

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これはもう、スクショを活用。
ちなみに私の使っているスクショツールはこちらです。

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新卒1年目からずっとこちら。おにぎりがかわいいし、ワンクリックですぐ好きな範囲を撮れて、
Ctrl+C、Ctrl+V、Ctrl+Sなど一般的なショートカットキーも使える、優れもの!

リンクはこちら↓

Rapture

 


3.ブログの質

悩ましいこと、その②
今でもまだまだ改善が必要です。。
Wantedlyや、クライアント様が書いていらっしゃるブログを参考にしています。
こちらは経験も必要なので、いい記事をたくさん読む⇔ブログを書く、
この回数を重ねることが大事だと思っています。
インプットとアウトプットの繰り返し。これはビジネスと同じですね。

現状、業務を行いながら、慣れないブログをしっかりと書いてもらうのはやはり難しかったので、
この1か月が終わったら、”毎日投稿”ではなく、”週1投稿”くらいのペースにして、
より高い質のブログを書いてもらうようにしようと思っています。

 

・・・

 

そんなこんなで、約半月ほどブログの更新を続けることができました。
これも、ブライエッジの優しい社員たちが、文句ひとつ言わずに行動してくれたおかげです。
今後も、裏方として社員みんなのサポートに尽くします!

 

…ところで、裏方、つまりは”ただの事務”の私が、事務員がやるとは思えない仕事もやってるのが気になった貴方。
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以上、裏方の木下でした~